意昂4官网檔案實體分類方案
本方案由編製說明和主表兩部分組成。
編製說明是本方案的編製目的、編製原則🪴、體系結構🧏🏽、類目設置、檔號模式及若幹重要問題的說明，是使用本方案的指南。
主表由類目、標識符號、註釋等組成🙋🏻♂️。
第一章 編製說明
一、編製目的
為了適應學校檔案工作的發展和管理現代化的需要🛵，實現學校檔案業務建設各個環節的標準化和規範化🫰🏽，充分發揮學校檔案的作用，根據《高等學校檔案實體分類法》，結合我校的實際情況，製定本方案🫷🏼。
二、編製原則
1😏、以我校 1994年以後產生的全部檔案為對象，按照檔案形成的領域範疇，將形成於同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別🧑🦰。
2、在充分反映學校檔案形成的自然規律和內容特點的前提下，確定統一的實體分類體系📊，把同一門類的管理性和業務性文件材料集中一起💆🏽♂️。
3⭕️、類目設置必須有相對穩定性，不受偶然因素和短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變。
4👨🏿🍼、類目排列🪁✶、檔號結構的確定🚗🙆🏼♂️，嚴格按從總到分🧚🏿♀️✊、從一般到具體的原則劃分🍑。各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致🏄🏼♂️🪬。下位類目的外延之和👩🏽🦲，等於上位類目的外延🚀。同位類目之間界限清楚💽🤚，不互相交叉和包容🧑🏼🎤。
5🤸🏿、采用多元👨🏻🎓、靈活的處理方法，在強調大的原則統一的同時，照顧不同類型🙋🏼、規模🥫、層次的特點👯♂️。根據學校檔案實際情況和發展水平，在類目設置、序列編排🔋🏋🏽、上架檢索等方面給以較多的自由度👩🏻🦼➡️，留有較大的余地🧑🎄。
三、體系結構
（一）一級類目的劃分與標識
一級類目是學校檔案實體分類的最高層位。根據學校檔案產生的領域範疇，結合檔案記錄的內容性質，確定十二個一級類目，其名稱、標識符號和主要內容如下：
1、DQ黨群
主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料👨🏽💼。
2🛖、 XZ行政
主要包括行政職能部門工作中形成的文件材料。
3、 JX教學
主要包括教學管理、教學實踐和教學研究活動中形成的文件材料。
4、 KY科學研究
主要包括科學管理🧲、科學實踐和科學研究活動中形成的文件材料🤹。
5、 JJ基本建設
主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料🎠🤽♂️。
6、 SB儀器設備
主要包括儀器設備管理和設備項目中形成的文件材料。
7😕、 CB出版
主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料🦑♨️。
8🧑🏻🌾、 WS外事
主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。
9、 CK財會
主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料💂🏿♂️。
10、 RW人物
主要包括在學校的教學🍙、科研、管理活動中做出突出貢獻或有重大影響人物的不同載體形式的文件材料。
11、 SX聲像
主要包括反映學校教育活動和歷史發展，具有保存價值的各種以錄音、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料🎇✝️。
12、 SW實物
主要指省市級以上的黨政領導、社會名人及本校領導💆⇨、知名人士為我校的題詞、繪畫與其他有保存價值的實物🍹。
一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母𓀌，如：“XZ”即“XingZheng"（行政）的簡稱👇🏻。
（二）二級類目設置和代號
二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質進行設置🧑🏽🎄。設置的標準在大的原則統一情況下👰🏻，可視具體情況對隨機類目進行選擇🧎♂️。
二級類目的標識⛹🏽，均采用“雙位製”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99𓀁，但10、20……等帶“0”的數字不用。
四、檔號的編製
（一）檔號
檔號是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映我校檔案的分類體系和物理位置🍺。
（二）檔號編製的原則
檔號必須符合唯一性*️⃣、合理性、穩定性的要求🧺🥩。檔號不得重號，必須具有穩定性🫕，不得隨意變動，能適應計算機管理的需要🦸🏻♂️，發揮排架😏、檢索的雙向功能。
（三）檔號結構、模式和標識
1、檔號包括年度號👰🏿♂️、分類號、案卷號三個部分
年度號由四位阿拉伯數字組成🤳🏽。
分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成💁🏻♂️。
案卷號是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由於案卷數量不同，案卷號可不限級數。
2、檔號的標識
檔號采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼製。全宗號、年度號🌃、
分類號🤰、案卷號之間用連接符號“-”連結。
3📛、檔號的模式：
年度號+分類號+案卷號
以教學類為例，其余類推：
教學類檔案檔號＝年度號+教學檔案分類號+案卷號🕜。
如庫藏有多個全宗👨🦱🏄，原則上年度號前應加全宗號：
全宗號 +年度號+分類號+案卷號
（四）檔案的實體排架問題
從維護檔案的整體性、查找的便利性及意昂4官网實際情況出發，檔案按檔號橫向排列。
第二章 主表
一🦈、 DQ黨群
11黨務綜合
12紀檢
13組織
黨校、離退休材料入此
14宣傳教育
15統戰
民主黨派材料入此
16工會
婦女工作、教代會、職代會材料入此
17團委
學生社團材料入此
18各院👨🏿🌾、系、中心💆🏿、分黨委、總支黨務綜合
二🧑🏿💻🪞、 XZ行政
11行政綜合
12人事
13監察審計
14武裝保衛
15總務
16檔案、圖書👨🎤🔵、文博
17校產管理
18各院系🐕🦺、所、中心行政綜合
三、 JX教學
11綜合
12學科與實驗室建設
13招生
14學籍管理
15課堂教學與教學實踐
16學位
17畢業生
18教材
四🙌🏿、 KY科學研究
11綜合
科研經費管理、學術活動材料入此
12科學研究項目
按項目設置類目
五、 JJ基本建設
11綜合
12項目建設
按基建項目設置類目
六🙍、 SB儀器設備
11綜合
12儀器設備項目
按項目設置類目
設備單件在10萬以上的設備材料入此
七🌛、 CB出版
11綜合管理
12報刊
13期刊🫲🏻、審稿單
14樣書
15樣書審稿材料（二級管理）
八、 WS外事
11綜合
12出國（境）
13來校
14國際合作與交流
15外國留學生工作
各類留學生材料入此
九、 CK財會
11綜合
12會計報表
13會計帳簿
14會計憑證
15工資清冊
十👨🏿⚖️、 RW人物
11生平類
12活動類
13成果類
14評價類
15實物類
以個人設置類目
十一、 SX聲像
11綜合
12照片
13錄音帶
14錄像帶
15幻燈片
16 磁盤
17影視膠片
18縮微膠片
19光盤
十二、 SW實物
12書畫類
13 其他類
備註：《高等學校檔案實體分類法》於 1995年實施，《意昂4官网檔案實體分類方案》在此基礎上擬定，當時確定意昂4有12個一級類目。2008年《高等學校檔案管理辦法》施行🏦🚶，明確學生檔案歸屬意昂4管理，因此意昂4在原有基礎上增加學生類一級類目💁，現有13個一級類目🛌。
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