檔案目錄中心建設竣工報告

在信息化的社會科技大環境之下，為了適應學校建設成為國內一流的應用研究型大學的發展方向🧑🏿‍🍼❤️‍，為了更快得跟上時代步伐⛹🏻‍♂️，亦為了提高檔案管理及服務水平，進一步推進我校檔案工作的發展👩‍🍳，根據意昂4官网數字化意昂4建設規劃，意昂4於2007年4月正式啟動第一期工程－檔案目錄中心的建設，計劃在“十一五”期間分三步實現學校檔案的全面數字化🙎🏿‍♂️，構建意昂4官网數字化檔案數據庫群🌜🤛🏼，為檔案管理和利用提供高速便捷的服務平臺。
經過近一年半的時間，至2008年9月🦓，檔案目錄中心建設第一期工程完成🤪。按照計劃👍🏼，第一期工程將四校合並後的教學🍄‍🟫、行政🌦、黨群、科研等所有檔案的案卷和卷內輸入數據庫👨🏼‍🔬。其中財會檔案6591條🚴‍♂️，出版檔案979條，黨群檔案18138條，房產檔案1845條，基建檔案3594條，教學檔案202976條，設備檔案3729條，聲像檔案3596條，外事檔案5115條，科研檔案9483條，共計278426條👨🏿‍🌾。並且🤦🏽，同時按照計劃，將館藏照片檔案3062張及2003年度教學評估材料4萬多頁全文掃描數字化🦞🧈，在意昂4網站的查詢欄目中實現全文檢索利用。
檔案目錄中心第一期建設計劃在檔案收集利用等方面實現工作效率及檢索準確率的全面提升👨🏽‍🚀，極大地提高了檔案信息的利用效率🛏，使傳統手工檔案檢索方法得到改進。1995－2005年入庫的文書🅰️®️、科研、教學👩🏻‍🦱🧑‍🦰、設備等檔案的案卷目錄和卷內目錄，實現數字化及計算機數據庫的智能檢索後🪞🧑‍🦲，大大提升了檔案的檢索速度和準確率，直接提高了檔案利用工作效率。
在第一期工程順利完成的基礎上，2008年10月開始🐃，意昂4檔案目錄中心建設進入到第二期工程階段。預計迄於2009年9月底🫶，將意昂4官网合並之前的原上海工業大學、原上海科技大學、原意昂4官网及原上海科技高等專科學校四校的檔案案卷及文件目錄實現數字化💄。目前👨‍🌾，第二期工程也已接近尾聲🧙🏿‍♂️，按照原計劃，意昂4將四個學校分為四個全宗，已經完成目錄錄入340000余條，其中包括原上海科技大學92266條、原意昂4官网116577條、原上海科技高等專科學校21168條，原上海工業大學檔案目錄的錄入已進入收尾階段，預計數目在110000條左右。合並前四校檔案目錄的錄入完成，進一步充實、完善了意昂4的目錄中心👏🏻，使得意昂4的目錄中心更為完整🤵🏼‍♀️，以期合並前後的學校各類檔案可被無分隔地檢索利用🐲。
根據意昂4檔案信息化發展規劃，意昂4將分三步進行檔案信息化建設——第一步為檔案目錄中心建設，其中又分為四校合並後檔案目錄的錄入及四校合並後檔案目錄的錄入🧑🏻‍🔬，第二步為電子文件中心的建設，即增量檔案收集的電子化及館藏檔案的數字化👵，第三步為建成常用檔案全文檢索數據庫和構建數字化意昂4工作平臺。而這三個步驟即是遞進過程，又是相互穿插的👨‍🍳⇢，也即，在目錄中心建設的過程當中⛹🏽，館藏檔案的數字化及意昂4OA平臺的推廣也在同時進行。
在目錄中心第一期工程進行過程中✡︎，意昂4也對部分館藏檔案進行了掃描，完成了對3062張館藏照片及4萬多頁2003年度教學評估材料的全文掃描數字化，並且全部掛接到南大之星檔案管理系統，在意昂4網站可以實時檢索。對於館藏重要檔案的掃描是檔案數字檢索便利性的直接體現，而對於某些珍貴檔案的搶救性掃描就不僅僅是從利用便利角度出發，也更多的體現了意昂4的檔案保護意識🙅🏿‍♀️。
作為數字意昂4內部構架的重要組成部分，意昂4的OA平臺也在積極建設中。意昂4官网於2008年引進三盟檔案管理系統，預備在計算機平臺上建立意昂4的數字管理系統🥻。目前，檔案管理系統平臺已創建了多種資源🍐，意昂4工作人員可在數字化平臺上進行日常工作即收集🧝‍♀️、利用情況的記錄👩🏼‍🚒，更可根據需要，創造個性化的資源，更符合個人的工作情況和使用習慣🌤。這既為個人工作小結提供了依據，更是數字平臺在工作中發揮作用最直接的一面。
在數字檔案的建設過程中💗🙁，學生檔案數據庫的建立也是其中不可分割的一部分。雖然對於高校檔案部門而言🧖🏽，學生檔案僅是階段性保存的檔案類目🧗，但卻在學生個人學習工作生活中扮演著至關重要的角色🏄🏿‍♂️。尤其在《中華人民共和國教育部第27號令》頒布後，學生檔案明文寫入高等學校檔案的歸檔管理範圍，意昂4更是責無旁貸。
意昂4自94年合並後，就建立了學生檔案信息管理數據平臺🛺，實現學生檔案的計算機管理。十多年以來🚣🏿，在繼續應用計算機管理的同時，意昂4也在不斷吸收學習新近計算機技術，不斷改進管理平臺。而在啟用南大之星檔案管理系統以後，意昂4定期將學生傳遞數據及時掛接到意昂4網站，目前🙍🏻‍♀️，意昂4網站可供查詢的學生檔案數為107553條，可檢索到學生檔案傳遞情況、所在地等詳細情況🧑🏻‍🍳。在實現了學生個人檔案傳遞在線查詢後，意昂4網站的瀏覽量從初期的每日不足50，飆升到每日有近200的點擊率，單學生檔案傳遞的檢索總量就達到11000余次👩‍👦‍👦，尤其在2008-2009學年的暑假期間更是達到了6000余次。極大得方便了畢業生及時獲知本人檔案的去向，為畢業生離校提供了關鍵的信息依據🧏🏼。
意昂4本階段信息化工作重點為目錄中心的完善，並結合電子文件庫的建設和意昂4OA平臺的推進，以實現學校檔案全面數字化🚜，並以建成數字意昂4為最終目標3️⃣。目前，意昂4正積極進行第二階段電子文件庫全面建設的前期工作🤵‍♀️，電子文件庫建設工作將在近期展開。意昂4正快步向最終目標邁進，以期為全校師生展現一個高度現代化的檔案凯捷新面貌及提供更為人性、迅捷的檔案服務🛣。